Skip to main content
Integrationen står som Beta i listen. Den kører hos de første klinikker. Skriv til os på hello@verbu.com, hvis I støder på noget.
Med EasyPractice tilkoblet kan agenten hjælpe jeres eksisterende klienter, som en sekretær ville: genkende klienten på telefonnummer, finde deres kommende aftaler, finde en ledig tid hos deres faste behandler og booke, flytte eller aflyse aftalen, live mens klienten er på linjen eller i chatten. Agenten opretter ikke nye klienter. Nye klienter henvises til jeres normale visitation, så sekretariatet stadig vurderer, hvem der skal ind hos hvem.

​
Hvad du skal bruge

  • En EasyPractice-konto (i Danmark kendt som TerapeutBooking)
  • API-appen aktiveret på kontoen
  • En personlig adgangstoken med de rigtige rettigheder

​
Sådan opretter du en adgangstoken

  1. Log ind i EasyPractice med den konto, der ejer klinikken.
  2. Gå til Apps og aktivér API.
  3. Gå til API-indstillinger.
  4. Under Personal Access Tokens, klik Create New Token.
  5. Vælg disse rettigheder (scopes):
    • clients-read, så agenten kan finde klienten på telefonnummer
    • calendars-read, så agenten kan se kalendere og ledige tider
    • bookings-readwrite, så agenten kan se, oprette, flytte og slette aftaler
  6. Kopiér tokenet ind i Verbu.
Tokenet vises kun denne ene gang, og rettighederne kan ikke ændres bagefter. Mangler en rettighed, skal du oprette et nyt token. Del det aldrig med andre end Verbu.

​
Sådan forbinder du EasyPractice til Verbu

  1. Åbn agenten, klik Integrationer nederst i menuen, og gå til fanen Indstillinger.
  2. Klik Forbind ved EasyPractice.
  3. Indsæt din adgangstoken og klik Forbind.
  4. Opsætningen Tidshåndtering (book, flyt og aflys) installeres automatisk. Sker det ikke, kan du klikke Installér ved den under Det agenten kan.
  5. Færdig!
🎉 Din agent er nu klar til at håndtere aftaler for jeres eksisterende klienter på telefon og chat.

​
Hvilke ydelser agenten kan booke

Agenten booker kun ydelser og kalendere, der er åbne for online booking i EasyPractice. Det er den samme knap, I bruger til at styre, hvad jeres klienter kan booke på jeres hjemmeside, så I bestemmer agentens menu i EasyPractice uden nogen indstilling i Verbu.
  • Åbn en ydelse for online booking, og agenten kan tilbyde den.
  • Luk den, og agenten hverken foreslår eller booker den. Interne produkter, pakker og ydelser til bestemte betalere holder I bare lukkede.
  • Det samme gælder kalendere: en behandler, hvis kalender er lukket for online booking, kan agenten ikke booke hos. Ringer en klient, der plejer at gå hos sådan en behandler, siger agenten det og tilbyder de andre behandlere eller en besked til jer.
  • Bruger I “RESERVATION”-produkter til online booking, booker agenten dem, præcis som jeres hjemmeside gør, og sekretariatet konverterer dem som i dag.
  • Har en behandler både en almindelig ydelse og en “første gang”-ydelse åben, spørger agenten nye klienter, om de har været hos jer før, og vælger derefter.
Flytter en klient en eksisterende aftale, beholder aftalen sin ydelse, også hvis den er lukket for online booking.

​
Lokationer: hvor behandleren sidder den dag

EasyPractice har én kalender pr. behandler og ingen fast oplysning om, hvilken by eller adresse behandleren sidder på en given dag. Agenten læser stedet fra fire kilder, i denne rækkefølge:
  1. Dagens note tidligt om morgenen i kalenderen, fx “Havnegade 8-16” eller “må ikke bookes, Ida er i Kolding”. En undtagelse for netop den dag.
  2. Kalenderens navn, hvis I har én kalender pr. behandler pr. sted, fx “Anders - Odense”. Så er behandleren der hver dag.
  3. Dagens aftaler: navnet på den bookede ydelse (”… Havnegade 23 …”) fortæller, hvor behandleren er.
  4. Behandlerens faste ugeplan, som I selv skriver i beskrivelsen af behandlerens online-produkt (typisk “RESERVATION”), fx “ODENSE: TIRSDAG, ONSDAG, TORSDAG SVENDBORG: MANDAG, FREDAG”. Det er den samme tekst, jeres klienter ser i online booking, så den gælder også dage, hvor der ikke er booket noget endnu.
Sidder behandleren flere steder, siger agenten det og spørger klienten, om de har en præference, eller om den bare skal finde den første ledige tid. Kan agenten ikke se stedet for en dag, siger den det til klienten, før den booker. Under Lokationer på fanen Indstillinger skriver du de steder, klinikken arbejder fra, præcis som de står i ydelsernes navne og i noterne, adskilt med komma. Alternative stavemåder tilføjes med =, adskilt med |:
Havnegade, Victoriagade=VIC, Svendborg, Middelfart, Nyborg, Online=Onlinesamtale|Video
Skriv adresserne, ikke byen: står både “Odense” og “Havnegade” på listen, kan agenten ikke afgøre, om en Odense-dag passer til en Havnegade-tid. Har klinikken kun én adresse, lader du feltet stå tomt. Agenten holder altid klienten på det sted, de plejer at komme, medmindre klienten selv beder om et andet.

​
Instruktioner til agenten

Under opsætningspakken Tidshåndtering finder du et afsnit, der hedder Instruktioner. Her står den tekst, agenten følger på de steder i samtalen, hvor jeres praksis gør en forskel:
  • Nye klienter: hvad agenten siger til en, der ikke er oprettet som klient.
Hvert felt har en standardtekst. Lad feltet stå tomt for at bruge den, eller skriv jeres egen. Teksten ændrer ikke, hvad agenten kan gøre; kun hvordan den taler om det.

​
Nye klienter

Under opsætningspakken Tidshåndtering finder du indstillingen Agenten må oprette nye klienter:
  • Til: Ringer en, der ikke er oprettet, spørger agenten om deres fulde navn, opretter dem som klient med det nummer, de allerede er bekræftet på, og booker tiden med det samme.
  • Fra (standard): Agenten opretter ingen. I stedet vises feltet Nye klienter, hvor du skriver, hvad agenten skal sige til en, der ikke er oprettet. Lad feltet stå tomt for standardteksten om, at sekretariatet sætter nye klienter op.
Aflys og flyt ændrer sig ikke: en helt ny klient har ingen tid at aflyse eller flytte.

​
Bekræftelser

På fanen Indstillinger vælger du, om EasyPractice skal sende sin bekræftelse og påmindelse på e-mail og/eller SMS, når agenten booker eller flytter en tid. SMS kan blive faktureret af EasyPractice.

​
Sådan lyder det i et opkald

Klient: Hej, jeg vil gerne have en ny tid hos Emmely. Agent: Det klarer jeg. Jeg kan se, du plejer at komme hos Emmely på Havnegade. Hvilken dag passer dig bedst? Klient: Gerne torsdag eftermiddag. Agent: Torsdag den 3. september har Emmely en tid klokken 13 eller klokken 14. Hvad passer bedst? Klient: Klokken 13, tak. Agent: Perfekt. Så er det hos Emmely på Havnegade torsdag den 3. september klokken 13. Du får en bekræftelse fra klinikken.
Det hele sker live i EasyPractice, mens klienten er på linjen.

​
Hvis noget driller

Agenten leder på det mobilnummer, klienten er oprettet med i EasyPractice. Ringer klienten fra et andet nummer, beder agenten om det registrerede nummer og sender en kode på SMS. Er nummeret ikke i EasyPractice, henviser agenten til sekretariatet.
Tjek, at behandlerens ugeplan står i beskrivelsen af behandlerens online-produkt (“ODENSE: MANDAG, TIRSDAG … NYBORG: TORSDAG”), og at stedet er med under Lokationer på integrationen, stavet som i ydelsernes navne. En enkelt dag, der afviger fra ugeplanen, skrives som en note i kalenderen tidligt den morgen.
Agenten bruger altid EasyPractices egen online booking til at finde ledige tider, også når en aftale flyttes, så jeres tidsraster, frist for booking og lukkede perioder gælder. Agenten kan derfor ikke tilbyde tider, som jeres egen online booking ikke viser. Bruger I noget andet til at spærre tider, så skriv til os på hello@verbu.com.
Tjek at tokenet er sat ind uden mellemrum, og at det har rettighederne clients-read, calendars-read og bookings-readwrite. Rettigheder kan ikke ændres på et token; opret et nyt, hvis der mangler en.

​
Fjern integrationen

Klik Afbryd i kolonnen til højre, og bekræft. Verbu glemmer tokenet og stopper med at kalde EasyPractice. Dine aftaler i EasyPractice er uberørte.

​
Næste skridt

  • Tal med agenten under Test → Live-test, med en testklient i EasyPractice
  • Tilføj Udtale for behandlernes navne
  • Åbn de kalendere og ydelser, agenten må booke, for online booking i EasyPractice
  • Udfyld Lokationer, og skriv hver behandlers ugeplan i beskrivelsen af behandlerens online-produkt